kintoneで全部署に一斉に調査照会を作成する方法（無料）

こんな方におすすめ

• 1つの部署から社内のすべての組織へ、同じ内容の照会・調査を一斉に依頼したい
• 組織の数だけ手作業でレコードをコピーするのをやめたい
• 「kintone 一括作成」「kintone 組織 一斉」を探している
• 自治体の庁内照会・企業の全社アンケートのような業務をkintoneで運用したい
• 依頼先の組織ごとに、回答状況を1レコード=1組織で管理したい

kintone標準機能ではどこまでできるか

kintoneの標準機能には「複製」ボタンがありますが、これは1レコードずつの複製です。組織が 数十あれば、依頼先組織の欄だけを変えながら数十回複製・編集する作業が発生します。組織選択 フィールド自体は標準機能で用意できますが、「選んだ組織の数だけレコードを自動的に増やす」機能は 標準にはありません。JavaScriptカスタマイズを自作すれば実現できますが、組織階層の取得 (/v1/organizations.json等のUser API)や重複除去、実行時の入力ダイアログまで 自前で書くことになり、簡単な作業ではありません。

JavaScript自作・他社プラグインとの比較、なぜGovAppsプラグインか

「組織の数だけレコードを増やす」機能を用意する方法は、大きく4つあります。それぞれの 向き不向きをまとめました。

GovAppsのプラグインはすべて無料・広告なしで、追加課金なしで使い続けられます。 ソースコードはGitHubで全公開しているオープンソースなので、 「本当に外部と通信していないか」「入力値をどう扱っているか」を自治体・企業のセキュリティ担当者 自身の目で確認できます(このプラグインも個別ページにセキュリティレビュー結果を掲載しています)。 無料プラグイン配布サイトの中でも、ここまで確認可能性を重視しているのはGovAppsの特徴です。

レコード一括作成プラグインでの実現方法

レコード一括作成プラグインには、対象者フィールドに 「組織選択」フィールドを指定すると、実行時に組織を複数選択して「1組織=1レコード」で一括作成する 機能があります(ユーザー選択・グループ選択でも同様に使えます)。設定はこの3ステップです。

1. 組織選択フィールドを1つ用意する
   今回の例では「依頼先組織」というフィールド名(組織選択タイプ)を用意しました。
2. プラグインの設定画面で、対象者フィールドに指定する
   「対象者フィールド」欄で先ほどのフィールドを選びます。あわせて、実行のたびに入力したい項目 (今回は「調査件名」「回答期限」「調査内容」)をテンプレート対象フィールドとしてチェックします。
3. 実行可能グループを設定して保存し、アプリを更新する
   保存しただけではプレビュー状態のため、必ず「アプリを更新」まで行います。

実行結果: 組織の数だけレコードが自動作成される

レコード一覧画面の「レコードを一括作成」ボタンを押すと、調査件名・回答期限・調査内容を入力する ダイアログと、対象の組織を選ぶ画面が表示されます。今回はサンプル環境にある3つの組織(営業部・ 営業一課・企画部)をすべて選択して実行しました。内容を確認する最終ダイアログで「作成」を押すと、 組織ごとに1件、同じ内容のレコードが一括で作成されます。

組織を1つ追加・変更したい場合も、次回実行時にダイアログで選び直すだけです。テンプレートの 内容(調査件名や期限)を都度変えられるので、毎回違う照会内容にも対応できます。

あわせて確認したいポイント

• 組織・グループのメンバー一覧取得にはkintoneのUser APIを使っており、APIキー・APIトークンの入力は不要です(ログイン中のセッションで動作します)。
• 実行可能グループの設定は、あくまでボタンの表示・非表示を切り替えるUI上の絞り込みです。実際にレコードを作成できるかどうかは、そのアプリのレコード追加権限・フィールド編集権限に依存します(プラグイン個別ページのセキュリティレビューサマリ参照)。
• 一度に作成できる件数には上限(500件)があります。組織数が非常に多い環境では、対象を絞って複数回に分けて実行してください。

対応するプラグイン

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