kintoneで予算と実績を管理する方法（無料）

こんな方におすすめ

• 経費・案件ごとの支出合計を、予算と比べて一目で確認したい
• 「kintone 予算管理」「kintone 予算 消化率」を探している
• 予算の80%・100%のようなしきい値を超えたら色で警告したい
• 一覧の絞り込み条件(期間・部署など)を変えて、その条件での消化率を確認したい
• グラフ機能を都度開かず、ボタン1つで予算消化率を確認したい

kintone標準機能ではどこまでできるか

kintoneの標準機能には、一覧のレコード件数・数値フィールドの合計を表示する集計機能や、グラフ機能が あります。ただし「合計額を固定の予算額と比較して、しきい値で色分けする」という表示は標準にはなく、 グラフを開いて手動で予算額と見比べる運用になりがちです。JavaScriptカスタマイズを自作すれば実現 できますが、一覧の絞り込み条件を取得して集計し、しきい値判定・色分け・ダイアログ表示までを組む のは簡単な作業ではありません。

JavaScript自作・他社プラグインとの比較、なぜGovAppsプラグインか

「一覧の合計額を予算と比較してメーター表示する」機能を用意する方法は、大きく4つあります。 それぞれの向き不向きをまとめました。

GovAppsのプラグインはすべて無料・広告なしで、追加課金なしで使い続けられます。 ソースコードはGitHubで全公開しているオープンソースなので、 「本当に外部と通信していないか」「集計方法」を自治体・企業のセキュリティ担当者自身の目で 確認できます(このプラグインも個別ページにセキュリティレビュー結果を掲載しています)。

予算管理プラグインでの実現方法

予算管理プラグインは、対象の一覧・集計対象フィールド・予算額を 設定するだけで、一覧画面に「予算を確認」ボタンを追加します。今回は「経費一覧」という一覧 (費目・金額のフィールドを持つアプリ)で設定しました。

1. 予算設定の行を追加する
   対象の一覧に「経費一覧」、集計対象フィールドに「金額」を選びます。
2. 予算額・しきい値・ラベルを入力する
   予算額に「300000」、ラベルに「経費予算」を入力しました。警告しきい値(既定80%)・危険しきい値 (既定100%)はそのまま使っています。
3. 「すべての予算を確認」を許可するグループを設定して保存し、アプリを更新する
   複数の予算設定をまとめて確認できるボタンをどのグループに見せるか指定します(空欄なら誰にも 表示されません)。保存しただけではプレビュー状態のため、必ず「アプリを更新」まで行います。

実行結果: 予算の85%に達し、メーターが警告色に変わる

「経費一覧」を開いて「予算を確認」ボタンを押すと、その一覧の現在の絞り込み条件に該当する 全レコードの金額を合計し、予算に対する使用率をメーターで表示するダイアログが開きます。 今回は備品購入12万円・交通費8万円・その他経費5.5万円の合計25.5万円で、予算30万円の 85%に達したため、警告しきい値(80%)を超えてメーターがオレンジ色に変わりました。

一覧画面でさらに絞り込み条件を追加・変更してから「予算を確認」を押すと、その時点で画面に 表示されている条件のレコードだけを対象に再集計されます。色だけでなく「255,000 / 300,000 (85%)」という数値も必ず併記されるため、色覚に依存せず状況を把握できます。

あわせて確認したいポイント

• 対象となる一覧は表形式(LIST)のみです。カレンダー形式・カスタマイズ形式の一覧では利用できません。
• 集計にはREST API(GET /k/v1/records.json)を使い、対象一覧の現在の絞り込み条件(kintone.app.getQueryCondition())に該当する全レコードをページングして取得します。書き込みは一切行いません。
• 「すべての予算を確認」ボタンの表示可否を決めるグループ設定は、あくまでUI上の表示・非表示の制御です。実際に集計対象のレコードを閲覧できるかどうかは、そのアプリのレコード閲覧権限に依存します(プラグイン個別ページのセキュリティレビューサマリ参照)。
• 集計は合計(SUM)のみに対応しています。件数・平均を集計したい場合は関連レコード集計プラグインなど別プラグインの利用を検討してください。

対応するプラグイン

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